繰り返しがある
同じ情報の転記、定型書類の受付、決まった条件での振り分けなど、何度も行われる作業。
業務改善・AI導入
業務プロセス自動化
日々の業務を観察し、転記、照合、定型文書の作成、問い合わせの振り分けなど、反復作業の負荷を見直します。既存の業務ツールや表計算を活用しながら、自動化する部分と人が確認・判断する部分を分け、現場で使い続けやすい仕組みを設計します。
工程ごとに、無理のない範囲から
定型作業を見直し、機械に任せる部分と人が判断する部分を分ける。
二重入力、決まった書類の確認、情報の振り分けなど、繰り返し発生する作業は自動化の候補になり得ます。ただし、すべてをAIに置き換えることが目的ではありません。手順を整えるだけで改善できる工程も含めて確かめ、通常どおりに処理できるケースと、人の確認が必要なケースを分けて設計します。
自動化の前に、流れと例外を把握する
誰が何を受け取り、何を確認し、どこへ引き継ぐのか。現場の実際の手順を起点に、既存ツールとの連携や確認責任も整理します。
候補の見つけ方
自動化に向くのは、繰り返しと判断の境目が見える仕事
作業回数が多いだけで、すぐに自動化できるとは限りません。手順や入力内容がある程度そろっているか、例外がどの程度あるか、誤った処理を後から見つけて修正できるかを合わせて見ます。ルールが曖昧なまま仕組みに移すと、現場にあった判断の違いまで固定してしまうことがあります。
手順を説明できる
担当者が何を見てどう処理するかを共有でき、通常ケースと例外ケースを言葉にできる。
戻し先を決められる
不足や不一致があったときに処理を止め、確認する担当者へ安全に引き継げる。
AIを使わない改善も、選択肢に含めます
入力項目の整理、重複した確認の削減、既存システム間の受け渡しの見直しなど、ルールベースの手順変更で足りる場合もあります。AIを使うかどうかは技術から決めず、作業の性質、データ、運用できる確認方法に照らして検討します。
進め方
現場の流れを見てから、自動化する工程を決める
対象業務の入口から完了までをたどり、担当者、入力元、判断条件、使っているツールを確認します。手順書だけでは見えにくい差し戻しや、担当者の経験で補っている作業も、関係者に確認して整理します。
そのうえで、定型的な処理、ルールで判定できる部分、AIの読み取りが役立つ可能性のある部分を切り分けます。対象を小さく定めて試行方法と評価項目を検討し、既存の表計算や業務システムとの受け渡し、日々の運用手順まで見通します。
01
流れを可視化
受付から完了まで、担当と情報の移動を整理する。
02
例外を分ける
不足、曖昧さ、差し戻し、承認が必要な条件を書き出す。
03
方法を選ぶ
手順改善、既存ツールの活用、自動処理、AIの適用範囲を比べる。
04
確認と評価を設計
人へ戻す条件、記録方法、導入前後に見る指標を定める。
支援内容
- 現状の業務フローと例外処理の整理
- 自動化候補の選定と人による確認箇所の設計
- 既存ツールやデータ形式との連携方法の検討
- 試行範囲、評価指標、運用手順の整理
検討に使う情報の例
- 業務手順書や入力フォーム
- 利用中の表計算・業務システムの情報
- 処理件数、所要時間、差し戻しなどの現状指標
導入前に確かめたいこと
通常処理だけでなく、失敗したときの道筋も決める
書類の形式や画質、入力の揺れがあると、読み取りや分類は期待どおりにならないことがあります。曖昧な情報や重要な判断を自動で確定させず、誰が確認し、どの条件で差し戻すかをあらかじめ決めます。データの扱い、アクセスできる人、既存ツールへの連携方法も、業務に合わせて確認します。
導入前後に確認する評価項目
- 処理にかかる時間
- 手入力や転記の回数
- 確認・差し戻しの頻度
- 例外処理が人に適切に引き継がれる割合
評価は自動化率だけで決めない
時間が短くなっても、確認や修正が増えていないかを見る
導入前の処理時間や手入力の回数を基準として記録し、試行後は同じ範囲・同じ条件で比べます。差し戻しや修正にかかった手間、例外が担当者へ適切に引き継がれたかも合わせて確認すると、現場の負担をより実態に沿って捉えられます。ここに挙げた項目は評価候補であり、特定の改善結果を約束するものではありません。
- 処理にかかる時間
- 手入力や転記の回数
- 確認・差し戻しの頻度
- 例外処理が人に適切に引き継がれる割合
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設計の考え方を見る次に読む・相談する
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対象業務がまだ定まっていない場合は診断から、フローを整理したい場合は実務ガイドから確認できます。
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